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प्राप्‍ति और निर्गम अनुभाग (आर एंड आई)

डाक की प्राप्‍ति

1. कार्यालय समय के दौरान, मंत्रियों/अधिकारियों को उनके नाम से सम्बोधित डाक सहित समस्त डाक केंद्रीय रजिस्ट्री (सीआर) में प्राप्त की जाएगी। मंत्रियों/अधिकारियों को उनके नाम से सम्बोधित तत्काल/महत्वपूर्ण डाक, जो उन्हें विशेष संदेशवाहक द्वारा सीधे भेजी जाती है, उनके द्वारा अथवा उनके निजी स्‍टाफ द्वारा प्राप्त की जाएगी।

2. कार्यालय समय के बाद, यदि डाक पर "तत्काल" अंकित हो और नाम का उल्लेख हो, तो प्राप्तकर्ता द्वारा अपने आवास पर स्वयं स्वीकार की जाएगी। अन्य सभी मामलों में कार्यालय समय के बाद डाक संबंधित विभाग के नाइट ड्यूटी क्लर्क द्वारा प्राप्त की जाएगी।

डाक की पावती –

व्यक्तिगत रूप से डाक प्राप्तकर्ता द्वारा स्वयं प्राप्त की जाएगी और प्राप्तकर्ता द्वारा तारीख व पदनाम के साथ पूरे हस्ताक्षर किए जाएंगे। ई-ऑफिस में पावती स्वयं जनरेट की जाएगी।

डाक का पंजीकरण –

(i)मंत्रियों/अधिकारियों को नाम से संबोधित लिफाफों अथवा सुरक्षा ग्रेडिंग वाले लिफाफों को छोड़कर सभी लिफाफे केंद्रीय रजिस्ट्री (सीआर) द्वारा खोले जाएंगे।

(ii)खोली गई समस्त डाक तथा न खोले गए लिफाफों, वर्गीकृत डाक पर संबन्धित मंत्रालय/विभाग द्वारा उपयुक्त फार्मेट में तारीख की मुहर लगाई जाएगी, जिसमें मंत्रालय/विभाग के नाम, प्राप्‍ति की तारीख, सीआर संख्या, अनुभाग डायरी संख्या का ब्यौरा दिया जाएगा।

(iii)वास्‍तविक (फिजिकल) डाक विभिन्न पदाधिकारियों (उदाहरणस्‍वरूप सी.आर. यूनिट या संबंधित अधिकारी के निजी स्टाफ) द्वारा प्राप्त की जाएगी। जो पदाधिकारी पहले भौतिक (फिजिकल) डाक प्राप्त करता है, डाक को डायरी करने की ज़िम्मेदारी उसकी होगी।

(iv)सभी आवतियों को इस विभाग के ई-ऑफिस पर डायरी किया जाएगा।

डाक का वितरण

आवतियाँ संबंधित अधिकारी/अनुभाग को भेजी जाएँ। अस्पष्टता के मामले में वह पत्र सक्षम प्राधिकारी के निर्देशों के अनुसार अग्रेषित किया जाए।